+50 CAMINOS. REUNIONES (I)

Foto: Photorack.net

Cuando se trata de cerrar reuniones el procedimiento se complica si hay que citar a varias personas con agendas dispares.

Empezar a trabajar  sin un método puede hacer que te encuentres con un puzzle de fechas y horas que no encajan y como consecuencia que esa reunión jamás se produzca porque pierda oportunidad y actualidad.

Además se corre el riesgo de que secretaría y secretaria  -y lo que es peor, el  superior-  adquieran fama de molestos y desorganizados.

Personalmente soy partidaria de utilizar el correo electrónico para iniciar  y seguir ciertos procedimientos -entre los que se encuentra éste- y dejar el teléfono sólo  para lo imprescindible, lo marcado estrictamente por el protocolo y lo urgente.

Por otro lado, el correo electrónico permite que quede constancia de todas las actuaciones y en los términos exactos en los que se han desarrollado y eso, aporta mucha tranquilidad.

En el caso que nos ocupa, lo primero que tenemos que tener en cuenta es si hay, entre los convocados, alguna  persona jerárquicamente superior al resto, puesto que será entonces su agenda la que determine el calendario.

Es importante:

Que que el proceso sea rápido y conciso.

Que  al convocar se traslade información exacta, clara y precisa  y a cada persona en particular, no     en grupo.

Pedir la confirmación de  asistencia

Evitar cualquier connotación o expresión ajena a lo profesional.

Ser riguroso, exacto y rápido es muy importante a la hora de citar, dado que aporta una imagen de coordinación, precisión y domino que sostenta  la credibilidad de una secretaría.

El procedimiento podemos dividirlo en cuatro pasos:

Primer paso: Acotar  Fechas

Segundo paso: Fijar día

Tercer paso:  Convocar y confirmar.

Cuarto paso: Recordatorio.

Un procedimiento sencillo que facilita la labor y tiene unos resultados magníficos.
En la siguiente entrada, desarrollaré los pasos enunciados con ejemplos que ayuden a  fijar  ideas sobre una práctica, insisto,  muy sencilla  pero rotundamente eficaz.