+50 CAMINOS. REUNIONES (I). PRIMER PASO: acotar fechas.

Foto: Photorack.net

En nuestra primera entrada sobre reuniones concretábamos en cuatro los pasos a dar cuando había que citar a varias personas con agendas distintas. Estos eran:  

 Primer paso: acotar fechas

Segundo paso: fijar día

Tercer paso:  convocar y confirmar.

Cuarto paso: recordatorio.

Partiendo de un supuesto común vamos a ir paso por paso, fijando ideas y llevándolas a la práctica.

SUPUESTO:  reunión en el despacho de un director gerente al que asiste el máximo responsable de la firma y se cita, con asistencia obligatoria, a  jefes de departamento.

PRIMER PASO:  acotar fechas. 

Importante recordar que:  

1. La persona de mayor rango marca el calendario. Será su secretaría la que facilite las fechas disponibles           en su agenda.

2. El correo electrónico es el medio menos contaminante.

3. Debe quedar  muy  claro en nuestra comunicación:

• Fecha, remitente y asunto. Hemos elegido un medio que facilita automáticamente toda esa información  excepto el asunto. 
• En nombre de quién escribimos.
• Por y para qué.
• Observar los inconvenientes si los hubiera
• Quién se  encarga de la organización de la reunión para evitar confusiones.
• Compromiso de  celeridad en el  proceso para desbloquear agendas cuanto antes.

4.   Se debe obviar cualquier expresión o referencia personal.

¿REDACTAMOS el correo electrónico?

Asunto: Solicitud de fechas posible celebración reunión estrategias de mercado. 

Buenos días:

Por indicación de D. Juan García López, gerente de Farmacéuticas del Esgueva, nos ponemos en contacto con esa secretaría para solicitar fechas y horas disponibles en la agenda del presidente, con el fin de celebrar  una  reunión  sobre la nueva estrategia  de mercado. Dicha reunión se celebraría, si lo consideran oportuno, en el despacho del gerente y asistirían los jefes de departamento afectados. 

Sería conveniente que dentro de sus posibilidades no se incluyera el próximo día 16 martes, ya que el Gerente tiene un compromiso inexcusable con los medios de comunicación adquirido con bastante anterioridad.  

Les agradeceríamos además que reservasen en su agenda la totalidad de las fechas que nos ofrezcan hasta que esta secretaría,  consultados el   resto de participantes y en el menor tiempo posible,  les dé traslado  de la convocatoria  definitiva. 

A la espera de sus noticias, reciban un cordial saludo.

En la siguiente entrada veremos el segundo paso: fijar día.